Administrar Cajas

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Qué problema resuelve

Es donde se abre y se cierra el día de trabajo del comercio, en dos niveles:

• El Turno: el período de trabajo en sí (un día, un evento, un franco). Sin un turno abierto no se puede operar nada de venta.
• La Caja: cada punto de venta (una barra, una boletería, una caja central) que se abre dentro de un turno. Un turno puede tener varias cajas abiertas a la vez, una por cada punto de venta que esté funcionando ese día.

El orden siempre es: abrir el turno → abrir la o las cajas que van a funcionar → operar el día → cerrar cada caja → cerrar el turno. Sin caja abierta para un punto de venta no se puede vender desde ahí (Barra, Mesas, Boletería lo piden en el momento).

Si el comercio lo tiene configurado así, pueden existir varios turnos abiertos al mismo tiempo (por ejemplo, dos eventos en simultáneo); si no, el sistema no deja abrir un turno nuevo mientras haya uno sin cerrar.

Cómo se usa

Cada turno abierto aparece como una pestaña arriba (con su nombre, fecha y tipo). La pestaña con el + verde sirve para abrir un turno nuevo. Dentro de cada turno hay tres columnas:

• Ultimo Turno: estado, nombre, tipo y cantidad de personas del turno, con los botones Cerrar (cierra el turno), Estadísticas e Informe.
• Cajas Abiertas: las cajas abiertas en ese turno.
• Abrir Caja: los puntos de venta que todavía no tienen caja abierta, con los botones Todas, Abrir y Venta Mesas.

Abrir el turno

1. Hacer clic en la pestaña con el + verde.
2. Escribir el nombre del turno (ej. "Sábado 20/09") y aceptar.
3. Si el comercio tiene más de un tipo de turno, elegir el tipo (ej. "Mediodía", "Noche") y aceptar.
4. Aparece una pestaña nueva con el turno abierto.

Si aparece "Ya hay un turno abierto", hay que cerrar el anterior primero (salvo que el comercio esté configurado para trabajar con varios turnos a la vez). Si aparece "Hay conteos que aun no han finalizado", hay que terminar el Conteo de Stock en curso.

Abrir las cajas

1. En la columna Abrir Caja, tildar los puntos de venta que van a trabajar en este turno (o hacer clic en Todas para tildarlos todos).
2. Hacer clic en Abrir. Pasan a la columna Cajas Abiertas.

Un punto de venta no se puede abrir dos veces a la vez, ni en dos turnos distintos que se superpongan.

Cerrar una caja

1. En Cajas Abiertas, hacer doble clic sobre la caja.
2. Confirmar con Sí la pregunta "¿Desea cerrar la caja …?".
3. Si en esa caja se cobraron cargos adicionales (FEE) por cargas de crédito en Tarjetas VIP o por Boletería, se muestra un resumen. Cerrarlo para seguir.
4. Se abre Ajustes de Caja, con una fila por cada forma de pago (y tarjeta) que tuvo movimientos. Para cada fila:
5. Contar lo que hay realmente (el efectivo del cajón, los cupones de cada tarjeta, etc.).
6. Hacer doble clic en la columna SaldoReal de esa fila, escribir el importe contado y apretar Enter.
7. La fila se pinta: verde si coincide con el Saldo Actual, naranja si sobra, rosa si falta. La columna Diferencia muestra por cuánto.
8. Abajo se ven los totales: Saldo Teorico, Saldo Real y Diferencia.
9. Elegir cómo terminar:
10. ACEPTAR: cierra la caja registrando las diferencias como ajuste. Hay que completar el saldo real de todas las filas; si no, aparece "Debe completar todos los saldos.".
11. SIN AJUSTAR: cierra la caja sin registrar diferencias.
12. CANCELAR: no cierra la caja.
13. Si la caja tuvo egresos, GEDIS pregunta "¿Desea Imprimir el detalle de egresos?". Después se imprime el ticket de cierre de caja.

Según cómo esté configurado el comercio, la caja puede quedar en auditoría en lugar de cerrada del todo, para que alguien la revise después.

Cargar la venta de mesas cobrada en la puerta

Para registrar de una sola vez un importe ya cobrado aparte (por ejemplo, las mesas vendidas en la puerta de un evento):

1. En Cajas Abiertas, hacer clic en la caja donde se va a registrar.
2. Hacer clic en Venta Mesas.
3. Confirmar con Sí la pregunta "¿Esta seguro que desea operar como venta de mesas con la caja …?".
4. Escribir el monto facturado y aceptar. Queda registrado como una venta en efectivo en esa caja.

Para vender guardarropa prenda por prenda, usar la pantalla Guardarropas.

Cerrar el turno

1. Cerrar todas las cajas del turno (si queda alguna abierta aparece "El turno tiene cajas abiertas").
2. Hacer clic en Cerrar (columna Ultimo Turno).
3. GEDIS revisa y puede avisar:
4. "Hay facturas pendientes de enviar a ARCA": con Sí intenta emitirlas en ese momento (después hay que volver a tocar Cerrar); con No sigue cerrando sin emitirlas; con Cancelar no cierra.
5. "El turno tiene mesas / pedidos pendientes ¿Desea Continuar?": con No se vuelve atrás para cerrarlas desde el plano.
6. "Hay ventas sin factuar": según la configuración del comercio, es solo un aviso o impide cerrar el turno (ver Facturación Masiva para facturarlas).
7. Escribir cuántas personas concurrieron durante el turno y aceptar.
8. Escribir observaciones del turno (opcional) y aceptar.
9. GEDIS hace un backup automático.
10. Si el comercio tiene configurado un mail para el informe, pregunta "¿Desea enviar el informe de turno por mail?".

Ver estadísticas o el informe del turno

• Estadísticas: abre las Estadísticas de ese turno. Se puede usar con el turno abierto.
• Informe: abre el Informe Turno en PDF. Solo se habilita con el turno ya cerrado.

Formularios relacionados

• Registrar Ingreso, Registrar Egreso y Registrar Movimientos — movimientos de dinero sobre una caja ya abierta.
• Ventana de Movimientos de Caja — el detalle de todo lo que entró y salió de una caja.

Notas

• Una caja que ya se cerró se puede volver a abrir más adelante dentro del mismo turno (por ejemplo, si se cerró por error o hace falta reabrirla para seguir vendiendo) — vuelve a aparecer en la lista de cajas cerradas disponibles para abrir.